書類の山！

まだまだ紙の書類って多いですよね。

これだけ会社の文書管理がデジタル化していても、また情報伝達がIT化されていても、なぜか紙でのやりとりは一定以上減らないなぁという印象があります。

当社、ユーファーストは福祉の事業をさせていただいていますので、福祉分野ではまだ人が介在する業務がとても多いのですが、それに伴って事務的な書類もなぜか「紙」が多く残っている印象があります。

勝手な思い込みですが

「福祉」⇒時代の流れにゆっくり・のんびりついてゆく⇒記録や書類は「紙」が横行している・・・

こんなイメージです。

「日経BPコンサルティング」のアンケートによりますと、企業のなかでデジタル化が進んだ書類のトップ３は、１位「契約・申請書類」、２位「取引先・顧客への請求・見積もり」、３位が「手順書・マニュアル・チェックシート」だそうです。

ちなみに福祉業界でも多い書類の種類は上記１位と３位に入っているものですが、たとえば、施設を利用いただく際の契約書ですが、まだ紙に書いてファイルしている施設も多いのではないかと想像します。

このように言っている私の施設、就労移行支援事業所ユースターや行動援護事業所ユータイムでも、最近少しづつ電子的な方法での契約を導入してはいますが、まだまだ「紙」の契約がほとんどです。。。

そして、皮肉なのは、デジタル化が進んでいる書類の１位である「契約・申請書類」ですが、紙のままでファイル保存している最も多い種類も「契約書類」なのだそうです💦（同アンケート）

最もデジタル化が進んでいる書類でありながらも、紙での保存が最も多いのも皮肉で不思議です。

ただ、紙でファイルしている書類で、「契約書類」の次に多かったのは「社内稟議」だそうで、その両者には紙で保存しなければならない理由がある⇒つまり「印鑑」があるからではないか、と想像します。

印鑑が残っているから紙が残るーー。とてもわかる気がします。

このような書類一つをとっても色々な原因や理由が絡み合っているからなかなか改革できないことは身近に大変多いと思います。

例えば、行動援護事業所ユータイムで行っていますサービスで、利用される方が訪問した先で、支援者が本人の支払いをサポートさせていただく場面があるのですが、決済手段は現金でしかできないのです。

その理由は、例えばクレジットカードやバーコード決済など履歴も残り、現金も持たなくて良いツールがたくさん身の回りにありながらも、支援中は、支援者がお店と本人の間に入って決済（支払い）をサポートする場合、本人しか利用できない決済ツールを支援者が使用するのが難しくなるからです。

第三者が借りて安全に支払えるプラスチックカード（クレジットカードなど）やアプリが登場したら嬉しいのにーなどと思ったりします。

あるいは、どの生活の場面でも顔認証が普及するのを待つかでしょうかー。

現金ももちろん第三者がお預かりするにはしっかりとエビデンスを残す必要があるのですが、現金ですと電子決済よりも簡易的に済むのも事実で、このように特殊な場面では、何と言っても「共通通貨」の現金が最強になってしまうのです。

何が「最新」なのか・・

どのようにしたら「先進」と言えるのか・・

そして何よりどのようにしたら「誰にとっても便利なもの」なのか・・

本当に複雑で全ての立場の人にとっての正解は１つではないのだ、ということを身近な例からも実感します。

やりたくてもできない、やってはいけないデジタル化・・・もたくさん残っているのですね。

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