伝わる説明のしかたとは

就労移行支援事業所ユースターの施設内の中で、作業をする活動がありますが、その中で支援者から利用者へ作業を説明することが多くあります。

「確実に伝わる説明のしかたとは？」・・・これは永遠の課題かと思うほど難しく感じます。

難しくしているのは、説明者や聞き手、どちらかだけではないように思います。

話す側がこうであれば良いとか、聞き手はこうするべき、といった簡単なことではなく、両者の意思や目的感がつながること、相手の尊重と信頼といったものまでが影響してくるものだと思います。

それだけに、すべてが誤解なく伝わる説明をする、ということは至難です。

私は、ユースターを利用する方に限らず、色々な方とお話ししたり、相談をお受けしたり、一方で商談から、社内の職員との面談に至るまで、こちらから説明をする機会は多くあります。

その中で、もちろん私の未熟さから、相手の話しを完全に理解できないという場面もありますし、どちらからともなく、何となく話しが伝わり合っていないなあ、と面談の場が微妙な空気になることもあります。

「私の説明のしかたはわかりやすいか？」「聞いてくださっている方が「わからない」と言えずに困ってはいないか」「相手が知りたいこととズレたことを言ってはいないか？」

「そもそも伝わっているー？」

など気になり始めたらきりがありません。

そんな中、もっと根っこの部分で気づいたことがあります。

それは・・・

「そもそも、話し手である自分が、今自分が何を言いたいのかをわかっているのか？」

です。

自分はわかっているつもりで、言葉にしていますが、かなりの頻度で、その場で浮かんだ言葉を使って話していること（良く言えば同時処理）、つまりは熟考して選んだ言葉を使っていないことがあるのです。

もう一つ、話題の選択と展開についても、思いつきや気分で変えたりすることもあるのではないか？、と思っています（💦）

そもそも今回相手の方にも時間を取っていただいて話す内容は、あらかじめ自分が何を伝えようとしっかり定まったことなのだろうかー。と振り返ってみると反省点があります。

また、たとえ何を話そうとしたかしっかり準備をしていても、自分の言いたいことだけを話したり、話すということに必死になってしまい、聞き手のことを考えていない・・となってしまっては、話は相手に”伝わらない”と思います。

確かに、気を付けていても、何かを説明する際、気づいたら「話すこと」に必死で、とにかく言い切ることに神経を集中してしまい、ふと我に返って、自分に愕然とすることがあります。

その後、反省を踏まえて次の機会にリベンジを誓うことはあるのですが・・同じことを繰り返してしまいます。

このようなことから、特に相手の時間をいただいて、特定のテーマで面談や会議の場でお話をする際には、相手のことを知っておくことから、選ぶ言葉、ストーリーまで、しっかりと準備をすることを心がけたいです。

表面上のテクニックだけでは、伝えたいことをしっかり伝えたり、実りあるお話にすることは難しいのだと思います。

逆の立場で、自分が聞き手になったときに、記憶や心にのこらない話しに出会ったとき、なぜそう思ったのか、を考えることも大事なのかと思っています。

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