ツールとルール

お仕事の中で、さまざまな場面でＩＴ、デジタルが導入されています。

日々、関わりを持たせていただいている企業、取引先団体でも次々と業務や事務処理がデジタル化に変っていく様子が見えます。

特に、私達就労移行支援事業所ユースターが関わりのある企業が、業務の一部をデジタル化すると、外部にいる私達もその影響で業務の手順が変わります。例えば請求書が紙で届く関係先は顕著に減少し、都度パソコンで請求書をダウンロードする割合が激増しています。その分メールやシステム上の手順が増えています。

外部と自社内の両方に目を向けると、特にバックオフィス業務や業務処理ツールが頻繁に新しいものへと変わっています。

少し大げさかもしれませんが、あくまで個人の印象としては・・・

例：書類を送る場合

【昨日まで】記入して、切って貼って送って

【今日から突然】写メを取って、ログインして、アップロードして、別のページに移動して、またログイン（それも二段～三段階と）して・・

例：書類を受け取る場合

【昨日まで】郵便を開封して

【今日から突然】ログインして（また二段～三段階と）、四苦八苦して、マニュアルをダウンロードして（細かくて見えず、そもそもマニュアルに使われている単語を調べるところから💦）、やっと該当するページにたどり着いて、さらに認証して（二段～三段階と）それでも最後は電卓、結局自分の表に入力して

いつの間にか日は暮れて・・。

といった感じです。

もちろん、私個人のリテラシーに大きな問題があるのは明白で、その点は反省とともに受けとめつつ、【今日から突然】に書かせていただいたように、大げさかもしれませんが、実際にデジタルツールが導入されて、本当に業務自体の時間が短縮されたのか？あまりに昨日と今日の仕方が違いすぎるのでは？など個人として効率化の実感がつかめないような気持ちにもなります。

”ＤＸ化とはそのようなものなのだ、自分に問題があるのだ”と理解するようにはしています。

よくよく振り返ってみますと、ユースターの場合、本来の主業務ではなく、そのような”ツール”を「操作」している時間に割かれているのです。

ほんの数十秒でもＷｉｆｉが途切れた、パソコンがダウンしただけで、何もできない「無」状態になってしまうことがその証拠です。

考える時間よりもツールを四苦八苦して操作している時間が多い状態は避けたいと日々感じている次第です。

このように、仕事と称して、業務時間の多くをソフトやハードのデジタルツールを「操作」することに費やしているのですが、就職を目指して日々がんばって準備を進めていらっしゃる、就労移行支援事業所ユースターの皆さんと接するときは、良くも悪くもアナログです。

この時間がとても貴重で、ツールの操作は基本的にありません。

そうは言いましても、ユースターでは、さまざまなバックオフィス業務のデジタル化を推進しています。

それは紙の削減、コンプライアンス、セキュリティー向上、そして時流に合わせるためですが、正直きりがないほど多くの業務に渡るので、一定の”ツールのルール”を決めて、あくまで主業務に費やす時間と頭脳を確保するためにツールがある、という前提は維持しなければならないと思っています。

ツールに振り回されないように、大らかに向き合いたいです